Помощник руководителя

Имя

Людмила

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Домодедово

Заработная плата

от 40 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

10 лет 10 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (1 сентября 1986)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2013 — март 2018   (4 года 6 месяцев)

Должность

Персональный ассистент Президента компании

Компания

ООО "СК "Ренессанс Жизнь"

Обязанности

- Планирование рабочего дня Руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий (ежедневная/еженедельная корректировка)

- Организация совещаний, встреч и переговоров, помощь в организации встреч с топ-менеджерами компании, конференц-звонков

-Выполнение поручений Руководителя

- Отслеживание статуса исполнения поставленных Руководителем задач

- Ведение делопроизводства, ведение деловой переписки

- Оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике

- Встреча посетителей Руководителя

- Создание и корректировка презентаций

- Протоколирование совещаний, рабочих встреч руководителя

- Составление и редактирование деловых писем

- Исполнение личных поручений руководителя (организация покупок, помощь в организации личных поездок, организация досуга руководителя и членов его семьи)

- Ведение протокола совещаний

- Контроль исполнения поручений руководителя

- Оформление страховых полюсов на автомобили

- Организация командировок руководителя (бронирование гостиниц, заказ билетов, заказ такси, оформление виз)

- Организация участия руководства в конференции (согласование договоров, сбор необходимых документов для бухгалтерии)

- Авансовые отчеты

Период работы

март 2012 — май 2013   (1 год 3 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ГК "TALEX"

Обязанности

• ведение календаря и базы контактов руководителя;

• контроль исполнения поручений руководителя;

• взаимодействие с сотрудниками организации всех уровней;

• подготовка документации для участия в тендерах

• работа с первичными бухгалтерскими документами (договора, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ)

• сбор документов для финансовых организаций и банков

• организация совещаний, рабочих встреч, видеоконференций и конференц-звонков, подготовка необходимых материалов;

• протоколирование совещаний, рабочих встреч руководителя;

• предоставление отчетов о текущем состоянии делегированных задач для обеспечения своевременного выполнения;

• подготовка и сортировка документов на подписание руководителю (выборка приоритетов в корреспонденции для руководства);

• организация деловых поездок руководителя, составление отчетов о расходах после командировок; (Бронирование билетов, организация трансфера, визовая поддержка);

• осуществление закупок, необходимых для функционирования подразделения и приемной руководителя;

• ведение документооборота: служебные записки, приказы, контракты, доверенности;

• отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача;

• контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте)

• составление и редактирование деловых писем

• организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);

• выполнение задач, поставленных руководителем;

• решение административно-хозяйственных вопросов

Период работы

апрель 2011 — декабрь 2011   (9 месяцев)

Должность

Секретарь-делопрозводитель

Компания

ООО "Стройкомплект"

Обязанности

-Планирование и координация рабочего графика руководителя,

- Прием входящих звонков, организация телефонных переговоров,

- Обеспечение: приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам.

- Регистрация входящей / исходящей корреспонденции

- Составление сопроводительных писем

- Деловая переписка

- Заключение договоров

- Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.

- Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации.

- Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации.

- Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).

- заказ визиток, канцелярских товаров, мебели и др.

- Ведение реестра договор

- Поэтапное отслеживание за прохождением договоров

- Ведение реестров платежей

- Составление бюджетных заявок

- Прием заявок от Исполнителя, их проверка и регистрация

- Контроль своевременной оплаты Заявок

- Помощь в подготовке и оформлении документов для Банка

Период работы

июнь 2007 — январь 2011   (3 года 8 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

МОРСКОЙ БАНК, ОАО

Обязанности

На период отпуска Управляющего делами, выполняла его функции

- Организация, координация и контроль работы секретариата, опыт управления отделом от 2 до 10 человек (секретари, курьеры, водители);

- Организация и контроль работы приемной

- Построение системы документооборота с "нуля";

- Ведение делопроизводства и организация электронного документооборота офиса.

- Контроль исполнения поручений Генерального директора.

- Координация и ведение расписания работы руководителя;

- Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.

- Обеспечение: приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам.

- Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.

- Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации.

- Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации.

- Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.

- Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

- Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела.

- Заказ авиа, ж/д билетов

- Бронирование гостиниц

- оформление виз

-Работа со Службами, проверяющими Банк (ЦБ РФ, Аудиторские компании).

Период работы

сентябрь 2006 — апрель 2007   (8 месяцев)

Должность

Секретарь отдела продаж

Компания

Финвал, Группа Компаний

Обязанности

- Документооборот отдела продаж,

-Работа с первичными бухгалтерскими документами (договора, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ)

- Ведение табеля рабочего времени и графика отпусков сотрудников,

- Составление отчетов,

- Выполнение поручений руководителя.

- Оформление тендерной документации и подача документов для участия в конкурсе

- Заказ билетов

- Бронирование гостиниц

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

Московский институт экономики менеджмента и права

Специальность

Менеджер организации (предпринимательство), Специалист

Дополнительная информация

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

• Подготовка документации для участия в тендерах

• Работа с первичными бухгалтерскими документами (договора, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ)

• Сбор документов для финансовых организаций и банков

• Работа со Службами, проверяющими Банк (ЦБ РФ, Аудиторские компании).

• Организация и контроль работы приемной

• построение системы документооборота с "нуля";

• Ведение делопроизводства и организация электронного документооборота офиса.

• Контроль исполнения поручений Генерального директора.

• Координация и ведение расписания работы руководителя;

• Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.

• Обеспечение: приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам.

• Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.

• Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации.

• Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации.

• Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.

• Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

• Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела.

• Участие в подборе и мотивации персонала (собеседование, прием документов, обучение, повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами и др.)

• Размещение объявлений о вакантных должностях на работных сайтах;

• Размещение объявлений в СМИ;

• Отбор резюме на вакантные должности;

• Отбор кандидатов по требованиям вакансий;

• Проведение интервью с кандидатами на вакантные должности;

• Организация интервью с руководителями.

• Организация встреч и переговоров: подготовка и обеспечение проведения встреч, совещаний и мероприятий с участием Руководителей (обеспечение работы приемных).

• Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).

• заказ визиток, канцелярских товаров, мебели и др.

• Ведение реестра договор

• Поэтапное отслеживание за прохождением договоров

• Ведение реестров платежей

• Составление бюджетных заявок

• Прием заявок от Исполнителя, их проверка и регистрация

• Контроль своевременной оплаты Заявок